Privacyverklaring

GENTRIX V.O.F. (hierna: GENTRIX) is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij zelf vastlegt en gebruikt voor haar dienstverlening jegens Opdrachtgevers en prospects — in het bijzonder CRM, offertes, abonnementen, facturatie, klantportaal, support en marketing naar zakelijke contacten.

GENTRIX als Verwerker: voor persoonsgegevens van eindgebruikers die via door GENTRIX gehoste klantsites, boekingsmodules of formulieren worden verzameld, treedt de Opdrachtgever op als Verwerkingsverantwoordelijke en GENTRIX als Verwerker. Op die verwerking is artikel 13 van onze Algemene Voorwaarden van toepassing; indien de aard van de dienstverlening daartoe verplicht, kunnen partijen een afzonderlijke verwerkersovereenkomst sluiten.

Deze Privacyverklaring vormt één geheel met de Algemene Voorwaarden van GENTRIX (zie met name artikel 13). Bij tegenstrijdigheid over contractuele rechten prevaleren de Algemene Voorwaarden; over de wijze van gegevensbescherming geldt deze Privacyverklaring.

• Statutaire naam: GENTRIX V.O.F.
• Vestigingsadres: Ereprijsstraat 4, 5262 DT Vught
• E-mail: info@gentrix.nl
• KvK: 42083441
• BTW: NL869631214B01

Deze verklaring geldt voor natuurlijke personen van wie GENTRIX persoonsgegevens verwerkt in het kader van:

• leads en prospects (aanvragen, intake, demo-websites, vragenlijsten);
• offertes en bestellingen (inclusief akkoord op Algemene Voorwaarden, Privacyverklaring en SEPA-machtiging);
• klanten en contactpersonen in het CRM (relatiekaart, taken, e-mailcorrespondentie);
• gebruikers van het klantportaal (inloggen, facturen, support, sitebeheer);
• boekers en overige eindgebruikers via agenda-/boekingsmodules of formulieren op klantsites (hierbij is GENTRIX in beginsel Verwerker; zie artikel 1);
• bezoekers van gentrix.nl en gerelateerde studio-omgevingen.

Afhankelijk van de relatie en het traject kunnen wij onder meer de volgende categorieën verwerken:

• Identiteit & contact: naam, bedrijfsnaam, functie, e-mailadres, telefoonnummer, adresgegevens, KvK-/BTW-gegevens indien aangeleverd.
• Commercieel: offertes, orderregels, abonnementsstatus, modules, factuurgegevens, correspondentie over demo’s en go-live.
• Account & portaal: inloggegevens (wachtwoord gehashed), sessies, voorkeuren, supporttickets en feedbackrondes.
• Betaling: status van betalingen en machtigingen via onze betaalprovider (GENTRIX ontvangt geen volledige bank- of pasgegevens; die worden door de betaalprovider verwerkt).
• Website & content: teksten, logo’s, afbeeldingen en overige materialen die u of wij namens u opslaan voor de (demo)site.
• Boekingen en formulieren op klantsites: naam, e-mail, telefoon, afspraakdetails en overige door eindgebruikers ingevulde gegevens (verwerking als Verwerker voor de Opdrachtgever).
• Technisch: IP-adres, browser-/apparaatinformatie, logbestanden en beveiligingsgebeurtenissen, voor zover nodig voor hosting, beveiliging en foutopsporing.
• Communicatie: e-mails die via het CRM of transactionele mail worden verstuurd of ontvangen (inclusief metadata zoals tijdstip en onderwerp).

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor duidelijke doelen. De belangrijkste doelen en grondslagen zijn:

• Uitvoering van de overeenkomst (AVG art. 6 lid 1 onder b): leveren van demo’s, websites, hosting, modules, portaaltoegang, facturatie, support en SEPA-incasso via de betaalprovider.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 onder c): fiscale en administratieve bewaarplichten (bijv. facturen).
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 onder f): CRM-opvolging van zakelijke leads, kwaliteitsbewaking, beveiliging, fraudepreventie, productverbetering en interne operations (dagtaken/alerts), waarbij wij belangen afwegen tegen uw privacybelangen.
• Toestemming (art. 6 lid 1 onder a): waar wij die expliciet vragen (bijv. optionele marketing of niet-noodzakelijke cookies), en die u kunt intrekken.
• Als Verwerker (eindgebruikers op klantsites): verwerking op basis van de instructies van de Opdrachtgever en de tussen partijen geldende afspraken (Algemene Voorwaarden art. 13 en, indien gesloten, de afzonderlijke verwerkersovereenkomst).

In het CRM leggen wij relatie- en trajectgegevens vast om leads, concepten, demo-sites, offertes en klanten ordelijk te kunnen begeleiden.

Bij het accepteren van een offerte of het afronden van de bestelflow (bijvoorbeeld op de demo-site) vraagt GENTRIX expliciet akkoord met de Algemene Voorwaarden én deze Privacyverklaring, plus toestemming voor SEPA-incasso via iDEAL bij onze betaalprovider. Zonder dit akkoord komt er geen abonnement tot stand.

Na succesvolle eerste betaling sturen wij transactionele e-mails (zoals bestelbevestiging, portaalwelkom en feedbackrondes). Bij een mislukte of afgebroken betaling kunnen wij u hierover informeren en een herstelpad naar de bestelling of offerte tonen.

Het klantportaal bevat functies voor sitebeheer, facturen, support en gerelateerde diensten. Toegang is voorbehouden aan geautoriseerde gebruikers van de Opdrachtgever. Voor portaal- en facturatiegegevens is GENTRIX Verwerkingsverantwoordelijke.

Boekingen, agenda-afspraken en formulierinzendingen op klantsites worden verwerkt om afspraken of verzoeken te plannen, te bevestigen, te wijzigen of te herinneren. De Opdrachtgever is Verwerkingsverantwoordelijke jegens die eindgebruikers; GENTRIX is Verwerker. De Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de inhoud die hij via zijn site toont en voor zijn eigen privacyverplichtingen (waaronder informeren van eindgebruikers).

Supportberichten en interne ops-taken kunnen persoonsgegevens bevatten die nodig zijn om een verzoek af te handelen.

GENTRIX deelt persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de dienstverlening of wettelijk verplicht is. Wij werken onder meer met (sub)verwerkers in de volgende categorieën:

• Cloudhosting en database: opslag en runtime van de studio, apps, websites en bijbehorende data.
• Betaalprovider: iDEAL, SEPA-machtigingen en abonnementsbetalingen.
• Transactionele e-mail: geautomatiseerde en operationele e-mail; waar CRM-mail via een gekoppelde mailbox loopt, kan die e-maildienst eveneens persoonsgegevens verwerken.
• Domein-registrar en DNS: registratie en beheer van domeinnamen en DNS-zones waar dat onderdeel is van de dienstverlening.
• Overige dienstverleners die strikt nodig zijn voor CDN, monitoring of beveiliging.

Sommige (sub)verwerkers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Waar dat gebeurt, treft GENTRIX passende waarborgen (zoals EU-modelcontractbepalingen of een adequaatheidsbesluit), voor zover wettelijk vereist.

GENTRIX verkoopt uw persoonsgegevens niet aan derden.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doelen hierboven, tenzij een langere wettelijke bewaarplicht geldt (bijvoorbeeld fiscale administratie).

Na beëindiging van een Overeenkomst geldt geen automatische wistermijn. Gegevens kunnen worden bewaard voor heractivatie, administratie, (B2B-)relatiebeheer en wettelijke verplichtingen, en worden gewist of geanonimiseerd wanneer die noodzaak vervalt of wanneer u daar rechtmatig om verzoekt.

Lead- en CRM-gegevens die niet tot een Overeenkomst leiden, bewaren wij zolang dat redelijk is voor opvolging en administratie, en wissen of anonimiseren wij wanneer die noodzaak vervalt.

Gegevens die GENTRIX als Verwerker voor de Opdrachtgever host (bijv. boekingen), bewaren wij zolang de dienstverlening en de instructies van de Opdrachtgever dat vereisen, of tot verwijdering/export na einde van de Overeenkomst.

GENTRIX treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang (onder meer toegangsbeheer, versleutelde verbindingen waar gangbaar, en beperkte rechten voor medewerkers).

Geen beveiliging is absoluut. Meld verdachte activiteiten zo snel mogelijk via info@gentrix.nl.

Op onze eigen websites en in de studio kunnen functionele cookies of vergelijkbare technieken nodig zijn voor inloggen, sessiebeheer en beveiliging. Voor niet-noodzakelijke tracking vragen wij waar wettelijk vereist toestemming.

Op gehoste (klant)sites kan GENTRIX eigen functionele event-/gebruiksmetingen inzetten (bijvoorbeeld pageviews of interacties) ten behoeve van hosting, beveiliging, foutopsporing en productverbetering. Dit betreft geen externe marketing- of advertentie-analytics van derden.

Klantsites kunnen daarnaast eigen cookies of meettools bevatten die door de Opdrachtgever worden geconfigureerd; daarvoor is de Opdrachtgever in beginsel zelf verantwoordelijk.

U heeft onder de AVG — voor zover van toepassing — het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, dataportabiliteit en bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. Ook kunt u een eerder gegeven toestemming intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór intrekking.

Verzoeken kunt u sturen naar info@gentrix.nl. Wij reageren binnen de wettelijke termijnen. Om misbruik te voorkomen kunnen wij om aanvullende identificatie vragen.

Bent u eindgebruiker van een klantsite (boeking/formulier) en wilt u uw rechten uitoefenen, richt u zich in eerste instantie tot de betreffende Opdrachtgever als Verwerkingsverantwoordelijke. GENTRIX ondersteunt de Opdrachtgever waar nodig als Verwerker.

Bent u het niet eens met onze afhandeling, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Onze diensten zijn gericht op zakelijke Opdrachtgevers. Wij richten ons niet op het gericht verzamelen van gegevens van personen jonger dan 16 jaar.

GENTRIX kan deze Privacyverklaring wijzigen. De actuele versie staat altijd op gentrix.nl/privacy. Bij materiële wijzigingen die relevant zijn voor lopende klantrelaties streven wij ernaar dat redelijk kenbaar te maken (bijvoorbeeld via het portaal of e-mail).

Versie 1.2 · ingangsdatum 6 augustus 2026.